デジタル回覧板のご案内

従来、日常のコミュニケーションツールとして、ＦＡＸやメール、ＳＮＳを活用して連絡等の業務をおこなっております。デジタル回覧板では、確実・迅速・安定のあるメッセージの配信ツールを活用し、きめ細かい管理ツールを使って、様々なメッセージの配信をＦＡＸやメールにくわえて、スマートフォンやＰＣに直接お届けすることができる「デジタル回覧板」をご提供することはできるようにりました。

デジタル回覧板の特長

デジタル回覧板の特長は次のとおりです

1. 受信装置がスマートフォンです
2. スマートフォンには特段の設定が必要はありません
3. メッセージ到着時、通知音ないし振動があります
4. 通知メッセージは簡潔でわかりやすい内容です
5. 通知メッセージから配信元からの連絡内容を読み込むことができます
6. 連絡内容に、メッセージの他、設問が用意されていれば、簡単にその設問に答える事ができます
7. 連絡内容にコメント欄が用意されており、自身のコメントを送る事ができます
8. 連絡内容に、詳細な文書を添付することができ、その文書をスマートフォンで読み取ることができます
9. 連絡内容に関連するインターネット情報をくわえることができ、その情報を簡単に見る事ができます
10. 配信元では送信したメッセージを一括して、送信状況、回答状況を把握することができ、迅速にメッセージの配信状況を把握することができます
11. 配信元では皆様からのコメントを迅速に把握でき、そのコメント事務所内で共有することができます

デジタル回覧板とＦＡＸの違い

1. 受信装置はいつもお使いのスマートフォン
2. スマートフォンの電話番号にメッセージを直接送信
3. 設置場所は選ばない
4. 用紙、インクは使用しない
5. ＦＡＸを読んでもらったかは、送り先は不明、デジタル回覧板では把握可能
6. ＦＡＸに記載されている記入欄に記入してＦＡＸにて送り返すには結構手間がかかる、デジタル回覧板では、簡単に設問に回答できる
7. ＦＡＸでは情報量に限界があるが、デジタル回覧板ではほぼ無制限

デジタル回覧板の仕組み

デジタル回覧板の仕組みは、クラウド上にあるデジタル回覧板のサイトの送り手から、送り先にメッセージを送信します。送信の手段は、「空電プッシュ」を利用して携帯電話番号に直接メッセージを送信する方法と、インターネット・メールを利用して送信する方法を用意しています。メッセージには詳しいメッセージのリンク先を付加しています。リンク先には詳しいメッセージ、複数設定できる設問、コメント入力、参照サイトの案内、添付ファイル等の豊富なコンテンツが備わっています。送り手から送り先にメッセージを送信すると、迅速に、安全に、メッセージを届けることができ、送り先では正確に連絡メッセージを把握することができます。
メッセージについている設問に回答することにより、送り手は、応答確認としてメッセージの開封日時を把握することのみならず、設問の回答の内容を把握することができます。

デジタル回覧板では、送り手をマネージャーとしています。マネージャーは「デジタル回覧板」の運用をおこないます。マネージャーには4つのタイプがあります。メッセージの送信先は「デジタル回覧板」のメンバーとしています。送信先をまとめるため「デジタル回覧板」ではグループとしています。
マネージャーは、主にメッセージの配信とメッセージの配信結果を確認します。メンバーは送信された、メッセージを確認し、設問があればその設問に回答します。グループは1人からのメンバーの集まりです。「デジタル回覧板」では最大8階層までのグループを構成することができます。

デジタル回覧板では「ハイブリッド」のメッセージの送信・配信ツールを備えています。

アプリケーション・レスの「モバイル端末向けパケットＳＭＳ（ショートメッセージ）」［空電プッシュ］

2つのモバイル端末番号（携帯電話番号）をサポートします。電話番号だけでメッセージを受信することができるため、デジタル回覧板のメッセージの受信ができるようになります。ＳＭＳは基本的に携帯電話に標準搭載されているため、特別なアプリをインストールする必要はありません。
電話番号が変更した場合はセルフで変更処理ができます。また、電話番号が不正の場合は、送信不可電話番号として処理し、ふたたびメッセージの送信・配信されないように配慮されています。デジタル回覧板では、不正な電話番号が登録されていても、配信されないため安心です。

セキュアなメール送信インフラによる高い到達律と配信状況をリアルタイムで把握できるサービス［sendgrid］

2つのメールアドレス（キャリアメールも含む）をサポートします。キャリアメールを利用するため、ＳｋｙＣｏｎｎｅｃｔｉｏｎではＳＰＦ（Sender Policy Framework（センダー・ポリシー・フレームワーク））とＤＫＩＭ (DomainKeys Identified Mail）、およびＤＭＡＲＣ (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance)：メール認証技術をサポートすることにしました。通常のインターネット・メールのみならず、メール受信にきびしいキャリアメールにも柔軟に対応することができました。
米国Ｔｗｉｌｉｏ社が提供するｓｅｎｄｇｒｉｄサービスは月間1,000億通以上の配信実績を誇ります。高速で安定したメール送信を実現しています。デジタル回覧板では登録されているメールアドレス宛てに高速かつセキュアかつ安定したメッセージの送信・配信を実現しました。
万一、メールアドレスがインターネット上に見当たらない場合は、送信不可アドレスとしてＢｏｕｎｃｅｓ（バウンズ）処理され、ふたたびメールが配信されないように配慮されています。デジタル回覧板では、不正なアドレスが登録されていても、配信されないため安心です。

デジタル回覧板の具体的な利用法として

1. 行事の案内や会費の開催と、その出席の可否の把握
   　
   • 定例行事、定例会議
   • 新入社員歓迎行事、退職者お別れ行事
2. 突発的かつ重要な連絡
　
• 慶弔案件、日時場所の連絡
• 緊急対策会議、障害対応会議
• ネットワーク・ウィルス感染の連絡
• パンデミック出社の管理
3. ある課題のご意見の収集、
4. 安否確認、地震や災害時の配信先メンバーの安否確認と所在の把握

デジタル回覧板のメンバー（送信先）の受信イメージ

デジタル回覧板を利用するには

デジタル回覧板のご利用を始めるには、管理者連絡します。メッセージ送信先として、携帯電話番号または、メールアドレス、もしくはその両方を、管理者に知らせます。

1. 携帯電話番号をお知らせいただいた場合は、スマートフォンのＳＭＳ（ショートメッセージサービス）、または＋メッセージに（プラスメッセージ）に管理者（マネージャー）からの通知文が届きます。
2. メールアドレスをお知らせいただいた場合は、通常ご利用のメールに管理者（マネージャー）からの通知文が届きます。

デジタル回覧板の通知文と連絡内容とは

デジタル回覧板の通知文は（１）スマートフォンのＳＭＳや＋メッセージでは上のイメージのような非常に短文のメッセージが届きます。ご自身の名前であることを確認後、詳しい連絡内容を見るために「https」以下の内容をタップします。

デジタル回覧板の通知文は（２）インターネットメールの場合は上のイメージのようなメール・メッセージが届きます。詳しい連絡内容を見るために「https」以下の内容をタップします。配信元からの連絡内容として下のイメージのような画面が表示されます。

配信元からの連絡内容として上のイメージのような画面が表示されます。例題として「大阪関西万博」としてメッセージなどが表示され、場所の詳しい地図も表示されます。また、設問には「大阪関西万博に行きますか？」とあり、是非行く、行く予定など４つの回答例が用意されています。その中ら適当な回答をチェックします。その他、移動手段や時期、宿泊についての設問も世言うされています。またコメントとして、「楽しみ方を教えて下さい」に対して、『ＸＸのパビリオンを見る』や『火星の石をみてみたい』などにようなコメントを入力することができます。入力が終わりましたら黄色ボタンの『回答して、一覧に戻る』をタップします。

デジタル回覧板の連絡内容の回答について

回答例として、左記に「行く予定」にチェックをいれました。また、移動手段として「新幹線」、時期は「初夏」、「神戸に１泊」などの宿泊情報も回答、コメント欄の回答に「いろいろ」と入れました。これで、このメンバーは大阪関西万博に行く予定であり、新幹線を使って、初夏に神戸に１泊の予定と回答しました。

デジタル回覧板の受信履歴について

皆様スマートフォンの画面には、配信元からの通知の一覧を見ることができます。新しい順に表示され、最大３か月前までの情報をみることができます。一覧では、配信日時、メッセージのタイトル（表題）配信方法、応答日時（メッセージに回答した日時）、配信担当者などの内容を閲覧することができます。また、「選択」をタップすることにより、連絡内容を再度確認することができ、設問の再回答をすることもできます。

メンバーサービスについて

送信先であるメンバーは自身でメンバーの各情報を変更することができます。名前、ふりがな、メールアドレス、携帯電話番号です。また、それぞれ２つずつ登録できますが、携帯電話番号やメールアドレスにメッセージを送信するには自身で選択します。最大２つずつの宛先に送信できます。
また、 パスワードの変更ができます。

デジタル回覧板のマネージャー（管理者）のメニュー

デジタル回覧板の管理者（マネージャー）の管理（メニュー）画面です。２０本余りのプログラムで構成されています。管理者のタイプにより、使用できる／使用できないプログラムがあります。管理者（マネージャー）のタイプは最上位の管理者が各管理者のプロファイル毎に決定します。上記のメニューは左から上位の管理者順に示しています。